Telegram-бот для записи на прием

Как работает запись через бота

Бот принимает полную, структурированную заявку в тот момент, когда человек хочет записаться, и сразу же выводит ее на ваш телефон. Вы сами подтверждаете время одним сообщением.

Для одного специалиста или небольшой команды это устраняет настоящее узкое место. Проблемой никогда не был календарь, ей был неотвеченный звонок, а заявка, которая приходит полностью укомплектованной в 23:00, означает запись, которую раньше вы бы потеряли.

Форма заявки

Четыре или пять вопросов, не больше. Все, что вы можете спросить при подтверждении, стоит спрашивать именно при подтверждении, а не в форме:

1. Какая услуга? Стрижка и окрашивание, чистка и отбеливание, первичный прием и повторный. Именно этот вопрос определяет, сколько времени нужно выделить.
2. Какие дни вам подходят? Спрашивайте про диапазон, а не про конкретное время. На вопрос "вторник или среда, после обеда" можно ответить. На вопрос "во сколько именно" нельзя, потому что клиент не знает, когда у вас свободно.
3. Утро или вечер? Легко ответить, и это вдвое сокращает переписку, когда вы предлагаете время.
4. Ваше имя.
5. Номер телефона, проверенный как номер телефона, и последним по счету.

Обратите внимание, чего здесь нет. Ни симптомов, ни истории болезни, ни номера документа. Чат-форма совершенно не подходит для всего этого, и вам это не нужно, чтобы забронировать час. Спрашивайте минимум, необходимый для записи, а остальное уточняйте на месте.

Новым клиентам стоит задать один дополнительный вопрос: "вы уже были у нас раньше?", потому что ответ меняет продолжительность приема и подсказывает, нужно ли отправлять адрес и инструкции по парковке вместе с подтверждением.

Цикл подтверждения

Когда форма заполнена, ответ приходит на ваш телефон в виде уведомления с прикрепленным юзернеймом человека в Telegram. Дальше:

1. Откройте переписку и предложите конкретное время. Фраза "в среду в 15:00 удобно, записать вас?" конвертирует лучше, чем список вариантов.
2. Клиент подтверждает в той же переписке. Теперь у вас обоих это есть в письменном виде.
3. Внесите это в календарь, которым вы уже пользуетесь. Бот выполняет прием заявки, а ваш календарь остается инструментом учета.

Весь цикл занимает меньше минуты и происходит, пока вы между клиентами, в этом и смысл. Кроме того, он оставляет однозначную письменную запись согласованного времени, что тихо устраняет целую категорию споров.

Проблема неявок

Неявки представляют собой налог, который платят предприятия, работающие по записи, и снижают его две вещи: напоминание и небольшое обязательство. Бот помогает с обоими, но в определенных пределах.

Напоминание представляет собой сообщение, которое вы отправляете в уже существующей переписке за день до приема. Это занимает десять секунд и с гораздо большей вероятностью будет замечено, чем SMS, потому что приходит в приложение, которое человек и так держит открытым. Превратите это в ежедневную двухминутную рутину: открывайте завтрашние переписки и отправляйте каждому по одной строке.

Обязательством выступает сама форма. Тот, кто напечатал пять ответов, заметно вероятнее придет на прием, чем тот, кто просто один раз нажал кнопку, а это хороший довод в пользу того, чтобы не сокращать форму больше необходимого.

Что еще заслуживает места

• Цены. Самый частый вопрос во всех подобных заведениях. Настройте автоответ по ключевым словам, чтобы "цена", "стоимость" и "сколько стоит" отвечались мгновенно.
• Где вы находитесь. Адрес, ближайший ориентир, парковка и этаж. Отправьте это одним сообщением со ссылкой на карту.
• Часы работы, включая дни, когда вы закрыты. Уже одно это отсекает удивительное количество сообщений.
• Заметки о подготовке. Приходите с чистыми волосами, не ешьте за два часа до приема, возьмите с собой предыдущие рентгеновские снимки. Прикрепите это к подтверждению, и вы будете реже терять записи из-за людей, которые приходят и не могут быть приняты.
• Политика отмены, изложенная прямо. Она работает лучше в письменном виде, чем неловко сказанная по телефону.

Именно в рассылках список окупается

Каждый, кто записывается, становится подписчиком, и этот список стоит больше, чем кажется. Рассылка достигает всех сразу, и для такого бизнеса полезные сообщения редки и по-настоящему уместны: закрытие на праздник, новая процедура или мастер, спокойная неделя, которую вы хотите заполнить, смена адреса.

Одного раза в месяц более чем достаточно. Это люди, которые доверяют вам свои зубы или волосы, и быстрее всего это доверие потерять, превратившись в рекламный канал.

Реалистичная первая неделя

1. День первый: приветственное сообщение с тремя кнопками, записаться, цены, где мы находимся, а за первой кнопкой скрывается форма заявки из пяти вопросов.
2. День второй: автоответы по ключевым словам для цены, адреса, часов работы и отмены. Разместите ссылку на бота в биографии Instagram и в профиле Google Business.
3. День третий: QR-код на ресепшене и на зеркале или стене зала ожидания. Проще всего в подписчики превращаются именно уже существующие клиенты.
4. Конец недели: проверьте, сколько заявок пришло вне ваших рабочих часов. Именно это число оправдывает всю затею.

Что измерять

• Заявки, полученные вне часов работы. Это те записи, которые вы раньше теряли.
• Завершенные формы, деленные на начатые. Меньше половины означает слишком много вопросов или неправильный порядок.
• Время от заявки до вашего ответа. Число, которое решает, запишутся ли к вам или в следующее место.
• Доля неявок до и после, честная проверка привычки напоминать.

Часто задаваемые вопросы

Как работает запись?

Бот собирает заявку, услугу, подходящие дни и номер телефона, и уведомляет вас в момент ее поступления. Вы подтверждаете время одним сообщением.

Как клиент получает подтверждение?

Вы отвечаете в Telegram. Заявка приходит с их юзернеймом, так что это одно касание и одно сообщение, а согласованное время остается в письменном виде для вас обоих.

Как работают напоминания?

Объявления, которые должны увидеть все, например о закрытии на праздники, отправляются как запланированная рассылка. Напоминание о завтрашней записи представляет собой сообщение, которое вы отправляете в уже существующей переписке.

Подходит ли это для клиники?

Для записи на прием да, если вы спрашиваете только то, что нужно для записи. Не выясняйте симптомы, историю болезни и номера документов в чате, уточняйте их лично.

Читайте также

• Привлечение лидов через Telegram-бота, как выстроить порядок вопросов
• Telegram-бот с ответами на частые вопросы, как отвечать на одни и те же вопросы раз и навсегда
• Telegram-бот для локальных услуг, вариант с заявкой на расчет стоимости
• Лучшие практики UX для Telegram-бота, проектирование сценария