← Voltar ao blog
Agendamentos9 min de leitura

Bot do Telegram para Agendamentos

Para uma clínica, um salão ou um estúdio, o agendamento não se perde na agenda. Ele se perde nos vinte segundos entre alguém decidir ligar e ninguém atender. Essa é a lacuna que um bot fecha.

Como funciona o agendamento pelo bot

O bot recebe uma solicitação completa e estruturada no momento em que a pessoa quer marcar, e a coloca no seu telefone imediatamente. Você mesmo confirma o horário com uma única mensagem.

Para um profissional autônomo ou uma equipe pequena, esse é o verdadeiro gargalo eliminado. A agenda nunca foi o problema, o telefone sem resposta era, e uma solicitação que chega completa às 23h é um agendamento que antes você teria perdido.

O formulário de solicitação

Quatro ou cinco perguntas, no máximo. Tudo o que você pode perguntar na confirmação deve ser perguntado na confirmação, não no formulário:

  1. Qual serviço? Corte e coloração, limpeza e clareamento, primeira sessão e retorno. É essa pergunta que decide quanto tempo o horário precisa durar.
  2. Quais dias funcionam para você? Peça um intervalo, não um horário exato. "Terça ou quarta, à tarde" é uma resposta possível. "Que horas exatamente" não é, porque a pessoa não sabe o que você tem disponível.
  3. Manhã ou tarde? Fácil de responder, e reduz pela metade a ida e volta quando você propõe um horário.
  4. Seu nome.
  5. Número de telefone, validado como número de telefone, e por último.

Repare no que falta. Sem sintomas, sem histórico médico, sem número de documento. Um formulário de chat é o lugar errado para qualquer coisa disso, e você não precisa disso para reservar uma hora. Peça o mínimo que permite agendar e trate o resto pessoalmente.

Clientes novos merecem uma pergunta extra: "você já veio até nós antes?", porque a resposta muda a duração do atendimento e diz se você deve enviar o endereço e as instruções de estacionamento junto com a confirmação.

O ciclo de confirmação

Quando o formulário é concluído, a resposta chega ao seu telefone como uma notificação com o usuário do Telegram da pessoa anexado. A partir daí:

  1. Abra a conversa e proponha um horário específico. "Quarta às 15h funciona, posso te colocar na agenda?" converte melhor do que uma lista de opções.
  2. O cliente confirma na mesma conversa. Agora ambos têm o registro por escrito.
  3. Anote na agenda que você já usa. O bot faz a captação, sua agenda continua sendo o registro.

Todo o ciclo leva menos de um minuto e acontece enquanto você está entre um cliente e outro, que é exatamente o objetivo. Também deixa um registro escrito e inequívoco do horário combinado, o que elimina silenciosamente toda uma categoria de discussões.

O problema das faltas

As faltas são o imposto que negócios baseados em agendamento pagam, e as duas coisas que as reduzem são um lembrete e um pequeno compromisso. Um bot ajuda com as duas, dentro de certos limites.

O lembrete é uma mensagem que você envia na conversa já existente no dia anterior. Leva dez segundos e é muito mais provável de ser visto do que um SMS, porque chega em um aplicativo que a pessoa já mantém aberto. Transforme isso em uma rotina diária de dois minutos: abra as conversas de amanhã e envie uma linha para cada uma.

O compromisso é o próprio formulário. Alguém que digitou cinco respostas tem, de forma mensurável, mais chances de comparecer do que alguém que só tocou um botão uma vez, o que é um bom argumento para não deixar o formulário mais curto do que precisa ser.

O que mais merece um lugar

  • Preços. A pergunta mais feita em todos esses negócios. Coloque isso atrás de uma resposta por palavra-chave para que "preço", "valor" e "quanto custa" sejam respondidas instantaneamente.
  • Onde você está. O endereço, o ponto de referência mais próximo, estacionamento e o andar. Envie tudo em uma única mensagem com um link do mapa.
  • Horário de funcionamento, incluindo os dias em que você está fechado. Só isso já evita uma quantidade surpreendente de mensagens.
  • Instruções de preparo. Venha com o cabelo limpo, não coma nas duas horas anteriores, traga seus raios-x anteriores. Anexe isso à confirmação e você perderá menos agendamentos por pessoas que chegam sem poder ser atendidas.
  • Política de cancelamento, dita claramente. Funciona melhor por escrito do que dita de forma sem jeito pelo telefone.

É nos avisos que a lista compensa

Todo mundo que agenda se torna um assinante, e essa lista vale mais do que parece. Uma transmissão alcança todos ao mesmo tempo, e para esse tipo de negócio os envios úteis são raros e realmente bem-vindos: um fechamento em feriado, um novo tratamento ou profissional, uma semana tranquila que você quer preencher, uma mudança de endereço.

Uma vez por mês já é suficiente. Essas pessoas confiam a você os dentes ou o cabelo delas, e a forma mais rápida de perder isso é virar um canal de promoções.

Uma primeira semana realista

  1. Dia um: a mensagem de boas-vindas com três botões, agendar, preços, onde estamos, e o formulário de solicitação de cinco perguntas atrás do primeiro.
  2. Dia dois: respostas por palavra-chave para preço, endereço, horário e cancelamento. Coloque o link do bot na sua bio do Instagram e no seu perfil do Google Meu Negócio.
  3. Dia três: um código QR na recepção e no espelho ou na parede da sala de espera. Seus clientes atuais são os assinantes mais fáceis que você vai conseguir.
  4. Fim de semana: veja quantas solicitações chegaram fora do seu horário de funcionamento. Esse número é o que justifica tudo isso.

O que medir

  • Solicitações recebidas fora do horário de funcionamento. Esses são os agendamentos que você perdia antes.
  • Formulários concluídos divididos pelos iniciados. Menos da metade significa muitas perguntas ou a ordem errada.
  • Tempo entre a solicitação e sua resposta. O número que decide se a pessoa agenda com você ou com o próximo lugar.
  • Taxa de faltas antes e depois, o verdadeiro teste do hábito de lembrete.

Perguntas frequentes

Como funciona o agendamento?

O bot coleta a solicitação, o serviço, os dias que funcionam para a pessoa e o número de telefone, e avisa você no momento em que ela chega. Você confirma o horário com uma única mensagem.

Como o cliente recebe a confirmação?

Você responde pelo Telegram. A solicitação chega com o usuário da pessoa, então é um toque e uma mensagem, e o horário combinado fica registrado por escrito para os dois.

Como funcionam os lembretes?

Avisos que todos devem ver, como fechamentos por feriado, saem como uma transmissão agendada. Um lembrete para o agendamento de amanhã é uma mensagem que você envia na conversa que já existe.

É adequado para uma clínica?

Para o agendamento, sim, desde que você pergunte apenas o que o agendamento precisa. Mantenha sintomas, histórico e número de documento fora do chat e trate-os pessoalmente.

Pare de perder as ligações que você não consegue atender

Formulários de solicitação com notificações instantâneas, respostas por palavra-chave para preços e endereço, avisos agendados. Sem código, sem servidor. Cole seu token do BotFather e o bot entra no ar.

Crie Seu Bot Gratuitamente

Continue lendo