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Événements8 min de lecture

Bot Telegram pour Événements

Les événements sont le seul cas d'usage où un bot s'intègre sans compromis, parce que tous les inscrits partagent une même date. Ce simple fait transforme la partie la plus difficile du travail, faire venir réellement les gens, en quelque chose que vous pouvez planifier à l'avance.

Le problème n'est jamais l'inscription

Dans les événements gratuits, il est courant que la moitié de la liste des inscrits ne se présente pas. Personne n'avait prévu de manquer l'événement. Ils se sont inscrits trois semaines plus tôt, ont oublié, et le jour J, le rappel est resté fermé dans une boîte de réception, à côté de quarante autres emails non lus.

Le rappel est le message le plus précieux de tout l'événement, il vaut plus que n'importe quelle promotion supplémentaire. Faire en sorte qu'il soit vu, c'est l'argument pour faire passer tout le processus par une messagerie.

Le formulaire d'inscription

Quatre questions, dont l'une fait plus de travail qu'il n'y paraît :

  1. Votre nom, tel que vous voulez qu'il apparaisse sur la liste d'accès.
  2. Présence sur place ou en ligne, si vous organisez les deux formats. Cela change ce que vous envoyez ensuite.
  3. Qu'espérez-vous retirer de cet événement ? La question précieuse. Les intervenants qui en lisent vingt avant leur session sont visiblement meilleurs, et cela vous donne le vocabulaire pour votre suivi.
  4. Email ou téléphone, validé, en dernier, et seulement si vous en avez vraiment besoin. Pour un événement qui fonctionne entièrement via le bot, ce n'est peut-être pas nécessaire.

Résistez à l'envie d'ajouter l'entreprise, le poste et comment ils ont entendu parler de vous. L'inscription n'est pas un formulaire de prospection, et chaque question supplémentaire coûte de la participation.

La séquence de rappels

C'est là que la planification prouve sa valeur. Comme tout le monde partage la même date, vous les rédigez une seule fois, à l'avance, et vous programmez les envois :

  • Une semaine avant. Confirmez la date et le format, une ligne sur ce qu'ils vont recevoir. Objectif : rappeler que l'événement existe.
  • La veille. Heure, lieu, comment entrer, quoi apporter, ce qui se passe en cas de retard. Objectif : éliminer toute excuse.
  • Deux heures avant. Une ligne et le lien de connexion ou les instructions d'accès. Objectif : rattraper les personnes dont la journée a filé. C'est le message qui influence le plus la présence.
  • Le lendemain matin. Diaporama, enregistrement, et la suite. Objectif : transformer les participants en personnes qui reviennent.

Les envois groupés peuvent être programmés jusqu'à trente jours à l'avance, ce qui couvre presque tous les cycles d'événements. Rédigez les quatre le jour où vous ouvrez les inscriptions, et l'événement se gère tout seul pendant que vous vous occupez du lieu. Messages diffusés Telegram détaille les limites d'envoi.

La logistique du jour même relève des réponses par mot-clé

Le jour J, les cinq mêmes questions arrivent de personnes différentes toutes les quelques minutes, souvent pendant que vous portez une table. Répondez-y une seule fois :

  • « où », « adresse », « comment y aller » avec le lien de la carte, le transport le plus proche et quelle entrée utiliser.
  • « parking », « se garer » parce que quelqu'un tourne toujours en rond.
  • « heure », « début », « en retard » avec l'heure de début et si un retard pose problème.
  • « lien », « rejoindre », « en ligne » pour le lien de connexion, que les gens perdent invariablement.
  • « tenue », « apporter », « dress code » si c'est pertinent pour votre événement.

Transformer un événement en série

Les personnes inscrites sont désormais des abonnés, et cela vaut plus que l'événement lui-même. Annoncer votre prochain événement à une liste qui est déjà venue au précédent est la participation la moins chère que vous obtiendrez jamais, et cela s'accumule : organisez quatre événements via le même bot et le quatrième se remplit tout seul.

La règle est simple. Entre les événements, n'envoyez rien qui ne concerne pas réellement les événements. Une liste d'inscrits n'est pas une liste marketing, et la traiter comme telle la vide.

Une configuration réaliste

  1. Le jour de l'annonce : message de bienvenue décrivant l'événement, la date, et un bouton qui ouvre l'inscription. Rédigez et programmez les quatre rappels le même après-midi.
  2. La semaine de l'événement : ajoutez les réponses par mot-clé du jour même pour l'adresse, le parking et le lien de connexion.
  3. Le lendemain matin : envoyez le suivi avec le support et une ligne demandant ce qu'ils souhaitent pour la prochaine fois. Les réponses constituent votre prochain événement.

Que mesurer

  • La présence divisée par les inscriptions. Le chiffre que les rappels existent pour faire bouger, et celui qu'il vaut la peine de suivre d'un événement à l'autre.
  • Les inscriptions par canal de promotion, en utilisant un lien distinct à chaque endroit.
  • Les réponses au suivi. Un suivi silencieux signifie que l'événement est tombé à plat, quel qu'ait été le ressenti dans la salle.
  • Les participants récurrents à votre prochain événement. Le chiffre qui s'accumule.

Questions fréquentes

Comment fonctionne le paiement ?

Le bot inscrit les participants et renvoie vers votre page de paiement. Les événements gratuits fonctionnent entièrement dans le bot.

Comment gérer l'accueil ?

À partir de la liste d'inscriptions exportable, qui sert de liste d'accès pour quelques centaines de personnes et qui est déjà complète.

Pourquoi les rappels sont-ils meilleurs ici que par email ?

Parce qu'ils arrivent dans une application déjà ouverte. Le rappel est le message qui décide de la présence, donc l'endroit où il atterrit compte plus que son contenu.

Faut-il poser des questions lors de l'inscription ?

Une bonne question suffit. Ce que la personne espère retirer de la session donne à l'intervenant une vraie matière et vous fournit les mots pour le suivi.

Programmez vos rappels le jour où vous ouvrez les inscriptions

Formulaires d'inscription avec notifications instantanées, envois programmés jusqu'à trente jours à l'avance, réponses par mot-clé pour les questions du jour même. Aucun code, aucun serveur.

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