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Termine9 Min. Lesezeit

Telegram-Bot für Terminvereinbarungen

Für eine Klinik, einen Salon oder ein Studio geht der Termin nicht im Kalender verloren. Er geht in den zwanzig Sekunden verloren, zwischen dem Moment, in dem sich jemand zum Anrufen entscheidet, und niemandem, der abnimmt. Genau diese Lücke schließt ein Bot.

Wie die Buchung über den Bot funktioniert

Der Bot nimmt in dem Moment, in dem die Person buchen wollte, eine vollständige, strukturierte Anfrage entgegen und stellt sie sofort auf dein Telefon. Du bestätigst den Termin selbst mit einer Nachricht.

Für eine Einzelperson oder ein kleines Team ist das der tatsächlich beseitigte Engpass. Der Kalender war nie das Problem, das unbeantwortete Telefon war es, und eine Anfrage, die um 23:00 Uhr vollständig eintrifft, ist ein Termin, den du früher verloren hättest.

Das Anfrageformular

Vier oder fünf Fragen, nicht mehr. Alles, was du bei der Bestätigung fragen kannst, solltest du auch erst bei der Bestätigung fragen, nicht im Formular:

  1. Welcher Service? Haarschnitt und Farbe, Reinigung und Bleaching, Erstsitzung und Nachkontrolle. Diese Frage entscheidet, wie lange der Termin dauern muss.
  2. Welche Tage passen dir? Frage nach einem Zeitraum, nicht nach einer festen Uhrzeit. „Dienstag oder Mittwoch, nachmittags“ ist beantwortbar. „Um wie viel Uhr genau“ nicht, weil der Kunde nicht weiß, wann du frei hast.
  3. Vormittags oder nachmittags? Leicht zu beantworten, und es halbiert das Hin und Her, wenn du eine Uhrzeit vorschlägst.
  4. Dein Name.
  5. Telefonnummer, als Telefonnummer validiert, und ganz zum Schluss.

Beachte, was fehlt. Keine Symptome, keine Krankengeschichte, keine Ausweisnummer. Ein Chatformular ist der falsche Ort für all das, und du brauchst es nicht, um eine Stunde zu reservieren. Frage nach dem Minimum, das dir die Planung ermöglicht, und den Rest klärst du vor Ort.

Neukunden verdienen eine zusätzliche Frage: „Warst du schon einmal bei uns?“, denn die Antwort verändert die Dauer des Termins und sagt dir, ob du die Adresse und die Parkanweisungen mit deiner Bestätigung schicken solltest.

Die Bestätigungsschleife

Wenn das Formular abgeschlossen ist, erreicht die Antwort dein Telefon als Benachrichtigung mit dem Telegram-Namen der Person. Von dort aus:

  1. Öffne den Verlauf und schlage eine konkrete Uhrzeit vor. „Mittwoch 15:00 Uhr passt, soll ich dich eintragen?“ konvertiert besser als eine Liste von Optionen.
  2. Der Kunde bestätigt im selben Verlauf. Jetzt habt ihr beide es schriftlich.
  3. Trage es in den Kalender ein, den du bereits nutzt. Der Bot ist die Annahme, dein Kalender bleibt die Aufzeichnung.

Der ganze Ablauf dauert weniger als eine Minute und passiert, während du zwischen zwei Kunden bist, das ist der Sinn der Sache. Außerdem hinterlässt er einen eindeutigen schriftlichen Nachweis der vereinbarten Zeit, was eine ganze Kategorie von Streitigkeiten still und leise beseitigt.

Das Problem der Terminausfälle

Terminausfälle sind die Steuer, die Terminbetriebe zahlen, und die zwei Dinge, die sie reduzieren, sind eine Erinnerung und eine kleine Verpflichtung. Ein Bot hilft bei beidem, innerhalb gewisser Grenzen.

Die Erinnerung ist eine Nachricht, die du am Vortag im bestehenden Verlauf sendest. Sie dauert zehn Sekunden und wird mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit gesehen als eine SMS, weil sie in einer App ankommt, die die Person ohnehin geöffnet hat. Mach daraus eine zweiminütige tägliche Routine: öffne die morgigen Verläufe und schicke jedem eine Zeile.

Die Verpflichtung ist das Formular selbst. Wer fünf Antworten eingetippt hat, erscheint messbar wahrscheinlicher als jemand, der nur einmal einen Button angetippt hat, was ein gutes Argument dafür ist, das Formular nicht kürzer zu machen, als es sein muss.

Was sich sonst noch lohnt

  • Preise. Die am häufigsten gestellte Frage in all diesen Betrieben. Lege sie hinter eine Stichwort-Antwort, sodass „Preis“, „Kosten“ und „wie viel“ sofort beantwortet werden.
  • Wo du bist. Die Adresse, der nächstgelegene Orientierungspunkt, Parkmöglichkeiten und das Stockwerk. Schicke es als eine Nachricht mit einem Kartenlink.
  • Öffnungszeiten, einschließlich der Tage, an denen du geschlossen hast. Allein das lenkt eine erstaunliche Anzahl von Nachrichten ab.
  • Vorbereitungshinweise. Komm mit sauberen Haaren, iss nicht zwei Stunden vorher, bring deine vorherigen Röntgenbilder mit. Füge es der Bestätigung bei, und du verlierst weniger Termine durch Leute, die ankommen, ohne behandelt werden zu können.
  • Stornierungsbedingungen, klar formuliert. Sie funktionieren schriftlich besser, als unangenehm am Telefon gesagt zu werden.

Bei Ankündigungen zahlt sich die Liste aus

Jeder, der bucht, wird zum Abonnenten, und diese Liste ist mehr wert, als sie aussieht. Ein Broadcast erreicht alle auf einmal, und für diese Art von Betrieb sind die nützlichen Aussendungen selten und wirklich willkommen: eine Schließung über einen Feiertag, eine neue Behandlung oder ein neuer Stylist, eine ruhige Woche, die du füllen möchtest, ein Adresswechsel.

Einmal im Monat reicht völlig. Das sind Menschen, die dir ihre Zähne oder ihre Haare anvertrauen, und der schnellste Weg, das zu verlieren, ist, dich in einen Werbekanal zu verwandeln.

Eine realistische erste Woche

  1. Tag eins: die Willkommensnachricht mit drei Buttons, buchen, Preise, wo wir sind, und das fünf Fragen umfassende Anfrageformular hinter dem ersten.
  2. Tag zwei: Stichwort-Antworten für Preis, Adresse, Öffnungszeiten und Stornierung. Setze den Bot-Link in deine Instagram-Bio und dein Google-Unternehmensprofil.
  3. Tag drei: ein QR-Code am Empfang und am Spiegel oder an der Wand im Wartezimmer. Bestehende Kunden sind die einfachsten Abonnenten, die du je bekommen wirst.
  4. Wochenende: prüfe, wie viele Anfragen außerhalb deiner Arbeitszeiten eingegangen sind. Diese Zahl ist es, die das Ganze rechtfertigt.

Was du messen solltest

  • Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten. Das sind die Termine, die du früher verloren hast.
  • Abgeschlossene Formulare geteilt durch gestartete. Unter der Hälfte bedeutet zu viele Fragen oder die falsche Reihenfolge.
  • Zeit von der Anfrage bis zu deiner Antwort. Die Zahl, die entscheidet, ob bei dir oder beim nächsten Anbieter gebucht wird.
  • Ausfallquote vorher und nachher, der ehrliche Test für die Erinnerungsgewohnheit.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert die Buchung?

Der Bot sammelt die Anfrage, den Service, die passenden Tage und die Telefonnummer und benachrichtigt dich in dem Moment, in dem sie eintrifft. Du bestätigst den Termin mit einer Nachricht.

Wie erhält der Kunde seine Bestätigung?

Du antwortest in Telegram. Die Anfrage kommt mit dem Namen des Kunden an, sodass es nur ein Fingertipp und eine Nachricht ist, und die vereinbarte Zeit steht für euch beide schriftlich fest.

Wie funktionieren Erinnerungen?

Ankündigungen, die alle sehen sollten, wie Feiertagsschließungen, gehen als geplanter Broadcast raus. Eine Erinnerung an den morgigen Termin ist eine Nachricht, die du im bereits bestehenden Verlauf sendest.

Ist das für eine Klinik geeignet?

Für die Terminplanung ja, sofern du nur fragst, was die Planung braucht. Halte Symptome, Krankengeschichte und Ausweisnummern aus dem Chat heraus und kläre sie persönlich.

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