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Rendez-vous9 min de lecture

Bot Telegram pour Rendez-vous

Pour une clinique, un salon ou un studio, le rendez-vous ne se perd pas dans le calendrier. Il se perd dans les vingt secondes entre le moment où quelqu'un décide d'appeler et le fait que personne ne décroche. C'est cet écart qu'un bot comble.

Comment fonctionne la réservation via le bot

Le bot recueille une demande complète et structurée au moment où la personne veut réserver, et la fait apparaître immédiatement sur votre téléphone. C'est vous qui confirmez le créneau en un seul message.

Pour un praticien seul ou une petite équipe, c'est le véritable goulot d'étranglement qui disparaît. Le calendrier n'a jamais été le problème, c'était le téléphone sans réponse, et une demande qui arrive complète à 23h00 est un rendez-vous que vous auriez perdu auparavant.

Le formulaire de demande

Quatre ou cinq questions, pas plus. Tout ce que vous pouvez demander au moment de la confirmation devrait être demandé à ce moment-là, pas dans le formulaire :

  1. Quel service ? Coupe et couleur, détartrage et blanchiment, première séance et suivi. C'est cette question qui détermine la durée nécessaire du créneau.
  2. Quels jours vous conviennent ? Demandez une plage, pas un créneau précis. "Mardi ou mercredi, après-midi" est une réponse possible. "À quelle heure exactement" ne l'est pas, car la personne ne sait pas ce que vous avez de libre.
  3. Matin ou après-midi ? Facile à répondre, et cela réduit de moitié les allers-retours lorsque vous proposez un horaire.
  4. Votre nom.
  5. Numéro de téléphone, validé comme numéro de téléphone, et posé en dernier.

Remarquez ce qui manque. Pas de symptômes, pas d'antécédents médicaux, pas de numéro d'identité. Un formulaire de chat n'est pas l'endroit pour cela, et vous n'en avez pas besoin pour réserver une heure. Demandez le minimum qui vous permet de planifier et traitez le reste sur place.

Les nouveaux clients méritent une question supplémentaire : "êtes-vous déjà venu chez nous ?", car la réponse change la durée du rendez-vous et vous indique si vous devez envoyer l'adresse et les instructions de stationnement avec votre confirmation.

La boucle de confirmation

Une fois le formulaire complété, la réponse arrive sur votre téléphone sous forme de notification avec le nom d'utilisateur Telegram de la personne. À partir de là :

  1. Ouvrez la conversation et proposez un horaire précis. "Mercredi 15h00 ça marche, je vous note ?" convertit mieux qu'une liste d'options.
  2. Le client confirme dans la même conversation. Vous avez désormais tous les deux une trace écrite.
  3. Notez-le dans le calendrier que vous utilisez déjà. Le bot capte la demande, votre calendrier reste le registre.

Toute la boucle prend moins d'une minute et se déroule pendant que vous êtes entre deux clients, ce qui est tout l'intérêt. Elle laisse aussi une trace écrite sans ambiguïté de l'heure convenue, ce qui élimine discrètement toute une catégorie de disputes.

Le problème des absences

Les absences sont la taxe que paient les entreprises fonctionnant par rendez-vous, et les deux choses qui les réduisent sont un rappel et un petit engagement. Un bot aide sur ces deux points, dans certaines limites.

Le rappel est un message que vous envoyez dans la conversation existante la veille. Cela prend dix secondes et a beaucoup plus de chances d'être vu qu'un SMS, car il arrive dans une application que la personne a de toute façon ouverte. Faites-en une routine quotidienne de deux minutes : ouvrez les conversations de demain et envoyez une ligne à chacune.

L'engagement, c'est le formulaire lui-même. Quelqu'un qui a saisi cinq réponses a, de manière mesurable, plus de chances de se présenter que quelqu'un qui a simplement tapé sur un bouton une fois, ce qui est un bon argument pour ne pas raccourcir le formulaire plus que nécessaire.

Ce qui mérite aussi sa place

  • Les tarifs. La question la plus posée dans toutes ces entreprises. Placez-la derrière une réponse par mot-clé pour que "prix", "tarif" et "combien ça coûte" obtiennent tous une réponse instantanée.
  • Où vous êtes. L'adresse, le point de repère le plus proche, le stationnement et l'étage. Envoyez-le en un seul message avec un lien vers une carte.
  • Les horaires d'ouverture, y compris les jours de fermeture. Cela seul détourne un nombre surprenant de messages.
  • Les consignes de préparation. Venez les cheveux propres, ne mangez pas dans les deux heures précédentes, apportez vos radios précédentes. Joignez-les à la confirmation et vous perdrez moins de rendez-vous à cause de personnes arrivant dans l'impossibilité d'être prises en charge.
  • La politique d'annulation, énoncée clairement. Elle fonctionne mieux à l'écrit que dite maladroitement au téléphone.

Les annonces, là où la liste porte ses fruits

Toute personne qui réserve devient abonnée, et cette liste vaut plus qu'il n'y paraît. Une diffusion les atteint tous en même temps, et pour ce type d'entreprise, les envois utiles sont rares et réellement bien accueillis : une fermeture pour un jour férié, un nouveau soin ou un nouveau coiffeur, une semaine calme que vous voulez remplir, un changement d'adresse.

Une fois par mois suffit largement. Ce sont des personnes qui vous confient leurs dents ou leurs cheveux, et le moyen le plus rapide de perdre cette confiance est de vous transformer en canal promotionnel.

Une première semaine réaliste

  1. Jour un : le message de bienvenue avec trois boutons, réserver, tarifs, où nous sommes, et le formulaire de demande en cinq questions derrière le premier.
  2. Jour deux : réponses par mot-clé pour le tarif, l'adresse, les horaires et l'annulation. Mettez le lien du bot dans votre bio Instagram et votre profil Google Business.
  3. Jour trois : un code QR à l'accueil et sur le miroir ou le mur de la salle d'attente. Vos clients existants sont les abonnés les plus faciles que vous obtiendrez jamais.
  4. Fin de semaine : vérifiez combien de demandes sont arrivées en dehors de vos heures de travail. C'est ce chiffre qui justifie tout le reste.

Ce qu'il faut mesurer

  • Demandes reçues en dehors des heures d'ouverture. Ce sont les rendez-vous que vous perdiez auparavant.
  • Formulaires terminés divisés par formulaires commencés. Moins de la moitié signifie trop de questions ou un mauvais ordre.
  • Temps entre la demande et votre réponse. Le chiffre qui détermine s'ils réservent chez vous ou ailleurs.
  • Taux d'absences avant et après, le véritable test de l'habitude de rappel.

Questions fréquentes

Comment fonctionne la réservation ?

Le bot recueille la demande, le service, les jours qui conviennent et le numéro de téléphone, et vous avertit dès qu'elle arrive. Vous confirmez le créneau en un seul message.

Comment le client reçoit-il sa confirmation ?

Vous répondez sur Telegram. La demande arrive avec leur nom d'utilisateur, donc cela prend un tapotement et un message, et l'heure convenue reste écrite pour vous deux.

Comment fonctionnent les rappels ?

Les annonces que tout le monde doit voir, comme les fermetures pour jours fériés, partent sous forme de diffusion programmée. Un rappel pour le rendez-vous de demain est un message que vous envoyez dans la conversation déjà existante.

Est-ce adapté à une clinique ?

Pour la planification, oui, à condition de ne demander que ce dont la planification a besoin. Gardez les symptômes, les antécédents et les numéros d'identité hors du chat et traitez-les en personne.

Arrêtez de perdre les appels auxquels vous ne pouvez pas répondre

Des formulaires de demande avec notifications instantanées, des réponses par mot-clé pour les tarifs et l'adresse, des annonces programmées. Pas de code, pas de serveur. Collez votre token BotFather et le bot est en ligne.

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